Automatiseren en digitaliseren
Bouwbedrijf Kooi is volop bezig om haar bedrijfsprocessen te automatiseren (en digitaliseren). Digitaal werken helpt om risico's in projecten te onderkennen en te beheersen. De kunst is om alle collega's goed mee te nemen in de ontwikkelingen. Bij een nieuwe, digitale- of automatiseringsstap oriënteert Kooi altijd eerst bij collegabedrijven die al verder zijn met een pakket of proces. Het is waardevol om kennis en ervaringen uit te wisselen.
Risicomanagement
"Om financiële en juridische risico's te beheersen wil je als bouwbedrijf en projectorganisatie graag inzicht", vertelt collega Henk Schipper (Controller). Met de komst van een nieuwe directeur-eigenaar hebben we de mogelijkheden van ons softwarepakket verder uitgebreid. De keuze viel op Microsoft Dynamics Navision, een ERP-systeem waarmee in Nederland nu zo'n 1.000 bouwbedrijven werken. Henk houdt zich samen met Tjeerd (Hoofd Werkvoorbereiding) bezig met de implementatie van alle automatiserings- en digitaliseringstrajecten binnen Kooi.
Inkooporder vanuit het systeem en factuur vervolgens automatisch betaald
Schipper: "Een ERP-systeem helpt je om alle stappen in een project vast te leggen, te controleren en te beheersen. Voorheen belde een werkvoorbereider of inkoper naar een leverancier om bijvoorbeeld kozijnen te bestellen. Nu maakt hij een inkooporder aan: wat is de bestelling, wanneer moet die geleverd worden en onder welke (contract)condities. Als de kozijnen worden geleverd, kan het systeem automatisch de factuur beoordelen en verder afhandelen. Als de kozijnen niet op tijd binnen zijn, is dit ook zichtbaar in het systeem".
Bijsturen
Digitaal werken geeft op veel vlakken inzicht, óók bij een overschrijding van eigen uren bijvoorbeeld. "Onze calculators werken met norm-uren voor bepaalde werkzaamheden. Maar die norm komt natuurlijk niet altijd overeen met de praktijk. Dankzij het systeem hebben we meteen scherp waar een overschrijding in zit. Dan kun je de norm-uren aanpassen of het werkproces verbeteren zodat je de financiële risico's van een overschrijding beperkt. Het ligt voor de hand, maar je kan pas goed bijsturen als je de oorzaak scherp hebt".
Collega's goed meenemen in de ontwikkelingen
We zijn nu ongeveer 3,5 jaar bezig om onze bedrijfsprocessen via het ERP-systeem te optimaliseren. Dat lijkt misschien lang, maar je mag de impact van deze ontwikkelingen niet onderschatten, vindt Schipper. "Ontwikkelen is voor de een makkelijker dan de ander. Je hebt binnen een organisatie koplopers, een middengroep en collega's voor wie het lastig is om mee te komen in alle automatiserings- en digitaliseringstrajecten. De kunst is om de afstand tussen deze drie groepen niet te groot te laten worden. Met z'n allen zetten we kleine stappen vooruit. Wij hebben collega’s die enthousiast waren, laten praten met de mensen die het lastig vonden. Dat werkt heel goed."
Documentmanagementsysteem
Eind 2022 zetten we de volgende 'digitale' stap. "We oriënteren ons nu op een documentmanagementsysteem om in de bouwketen interne en externe documenten uit te wisselen. Na een marktonderzoek hebben we aan de leverancier referenties gevraagd om de ervaringen van andere bouwbedrijven te horen. In de regio kennen we elkaar, dus dat gaat makkelijk. We draaien nu een pilot en eind dit jaar besluiten we met welk pakket we gaan werken. Weer een nieuwe stap…"